Rolf Garcia-Gallont est reporter aux dépenses d`experts à Shoeboxed. Avec Shoeboxed, vous n`avez pas à prendre le temps d`entrer les dépenses manuellement dans FreshBooks. Il suffit de prendre une photo de vos reçus papier, et Shoeboxed extraira automatiquement les données sur le reçu afin que vous puissiez rapidement l`ajouter à une facture. Vous pouvez également générer un rapport de dépenses PDF à tout moment et le soumettre à votre client et comptable. En savoir plus sur Shoeboxed. USAC émet une copie de la lettre de notification BEAR du demandeur à vous par l`intermédiaire du courrier de première classe des États-Unis après le traitement d`un formulaire BEAR. En cas de réduction ou de refus du montant sur le formulaire BEAR, vous pouvez vous référer au (x) Code (s) d`erreur de facture figurant sur la lettre pour plus d`informations. Vous avez probablement établi une routine pour générer des factures mensuelles (ou hebdomadaires), les envoyer et collecter votre paiement durement gagné par les clients. Mais ce n`est que la moitié de l`histoire de la facturation dans de nombreux cas. Qu`en est-il des frais remboursables? Le demandeur est toujours tenu de payer la partie non remise des frais pour les services. Les demandeurs présentent le formulaire FCC 472 (formulaire de remboursement de la demande d`entité facturée (BEAR)) s`ils vous ont payé intégralement pour les services et veulent être remboursés pour le montant de la remise.

Considérez cette étude de cas: le consultant indépendant Robert Heredia a travaillé sur un projet pour un client qui a des emplacements de magasin dans trois États différents. Quand Robert se déplace pour travailler sur le lieu, il conduit ou vole là-bas, reste dans un hôtel, et mange dehors. Quelles dépenses le client doit-il payer? Robert devrait-il voler en première classe ou prendre le Greyhound? Doit-il soumettre une facture distincte pour ces dépenses ou simplement les ajouter à la même qu`il envoie habituellement? Robert doit traiter les dépenses comme une composante tout aussi importante du processus de facturation, sinon il va perdre de l`argent, et rapide. Il existe deux méthodes qui peuvent être utilisées pour facturer USAC. Une fois que l`USAC a traité une facture pour un numéro de demande de financement (FRN), cette méthode de facturation doit être utilisée pour ce FRN pour le reste du processus de facturation. La facture de remboursement résume en fait les détails des dépenses effectuées, par exemple, le transport, les repas, le séjour, etc. Outre la définition de l`article et des dépenses, la nature et la raison des dépenses doivent également être détaillées dans une colonne. Cela permet de s`assurer que la dépense qui est demandée pour être remboursé est authentique et logique. Tous les impôts payés doivent également être notés dans la colonne suivante et le nombre d`employés qui ont bénéficié des avantages de cette dépense doit être mentionné.

La facture doit inclure les coordonnées de l`employeur comme le nom et le logo de l`entreprise, son nom et sa désignation ainsi que la date à laquelle cette facture a été émise. La facture doit contenir tous les détails spécifiques concernant les dépenses engagées par la personne concernée dans le cadre de ses activités. Les recettes correctes de ces dépenses doivent être jointes et les références doivent être faites sur le visage de la facture. Le montant total qui doit être payé par la société ou l`employeur doit être rédigé correctement et d`une manière qu`il est facilement lisible. Il est plus approprié d`écrire le montant en chiffres et en mots aussi. N`oubliez pas de signer la facture; une facture réelle et authentique doit contenir des signes des deux parties. USAC peut traiter les factures du demandeur ou du prestataire de services après la survenue des opérations suivantes: une facture de remboursement comprendra les éléments suivants: Gardez à l`esprit que si la plupart des frais remboursables sont généralement liés au voyage, d`autres coûts tels que les coûts d`impression (peut-être le client veut 200 des preuves supplémentaires en couleur le jour de) ou les coûts des matériaux (vous manquer de construction de bois de la photoshoot) peut également s`additionner rapidement. Voici trois règles clés pour vous aider à rendre la facturation des dépenses remboursables aussi simple et routinière que vos factures mensuelles régulières: les demandeurs et les prestataires de services peuvent demander et recevoir automatiquement une prolongation unique de 120 jours de la date limite pour soumettre un facture pour le formulaire FCC 472 (formulaire BEAR) ou le formulaire FCC 474 (formulaire SPI).